"Als Teamleiterin in der Auftragssachbearbeitung nutze ich Topicshuttle regelmäßig bei meiner Arbeit. Ich behalte den Kopf frei für die wesentlichen Aspekte meiner Aufgaben, weil Topicshuttle mich bei lästigen Routinetätigkeiten entlastet und ein professionelles Aussehen meiner Protokolle sicherstellt.
Auch meine Kunden sind beeindruckt, weil ich mich immer an alte Entscheidungen und Themen erinnere."

OUTSIDE professional GmbH, Claudia Queisser, Teamleiterin
Ihre kostenlose Word Vorlage für Protokolle

Ich möchte Sie gerne einladen weiterzulesen, um herauszufinden, wie Topicshuttle Ihnen beim Schreiben und Managen von Besprechungsprotokollen auf Basis dieser Vorlage helfen kann, so dass Sie schneller und einfacher als je zuvor Ihre Besprechungen inhaltlich planen, die Ergebnisse protokollieren und Aufgaben verfolgen können.

Sind Sie "Protokollprofi"? Finden Sie das Schreiben von Protokollen trotzdem immer wieder lästig und wollen Sie mit wenig Aufwand ein Ergebnis erzielen, das sich sehen lassen kann? Erfahren Sie im folgenden, wie die webbasierte Software Topicshuttle Sie bei der Befüllung der 18 Elemente der Protokollvorlage unterstützen kann.

Sparen Sie sogar Zeit und Geld. Erfahrungen von Kunden zeigen, dass Einsparungen bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen von bis zu 40% möglich sind. Stellen Sie sich eine Einsparung von nur 6 Minuten pro Besprechung vor. Bei einem Stundensatz für Mitarbeiter von €50 bis €100 pro Stunde sind das €5 bis €10! Und die Vorteile durch mehr Struktur und Verbindlichkeit sind sowieso unbezahlbar.

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Wenn Sie diese Vorlage für Ihre Protokolle verwenden wollen, dann abonnieren Sie bitte unseren Newsletter. Sie erhalten darüber hinaus wertvolle Informationen über das Protokollschreiben und über die Verwendung von Topicshuttle.

1. Kopfdaten

In den Kopfdaten der Vorlage beantworten Sie wichtige administrative Fragen:

  • Um welches Thema/Projekt ging es bei der Besprechung?
  • Wann und wo hat die Besprechung stattgefunden?
  • Wen kann ich bei Fragen ansprechen?

Ihre Topicshuttle-Vorteile:

  • Sie legen die Kopfdaten nur einmal an und aktualisieren nur Datum, Uhrzeit, Ort und Raum.
  • Die Sitzungen zu einem Projekt oder einer Regelbesprechung werden automatisch fortlaufend nummeriert.

2. Eigenes Logo mit Text

Das eigene Firmen- oder Vereinslogo im Protokollkopf der Vorlage dient der Wiedererkennung bei unterschiedlichen Dokumenten.

Wenn Sie ausgedruckte Dokumente durchsuchen, dann hilft das Logo bei der Zuordnung. Es steht immer oben rechts.

Ihre Topicshuttle-Vorteile:

  • Sie laden für jeden Ihrer Mandanten ein eigenes Logo hoch. Es steht immer an derselben Stelle und kann nicht verrutschen.
  • Der Name der Organisation wird als Textbaustein automatisch ergänzt.

3. Namen aller Beteiligten

Durch die tabellarische Form der Vorlage behalten Sie den Überblick. Sie erkennen, wer an einem Termin beteiligt war und in welcher Funktion: entweder als Teilnehmer, Empfänger, Gast oder Aufgabenempfänger.

Ihre Topicshuttle-Vorteile:

  • Topicshuttle speichert alle Empfänger automatisch für den nächsten Termin. Gleichbleibende Empfänger brauchen Sie so nie neu zuzuordnen. Sie müssen sich nur um neue oder ausgeschiedene Personen kümmern.

4. Empfänger

Hier können Sie zeigen, wer ein Protokoll bekommt. Es gibt oft Teilnehmer oder Gäste, die kein Protokoll bekommen sollen.

Ihre Topicshuttle-Vorteile:

  • Sie können in Topicshuttle die Ansprechpartner bei einem Mandanten / Kunden hinterlegen und individuell zu Themen und Projekten zuordnen.
  • Die Empfänger einer Besprechung können dann per Knopdruck aus dem bekannten Kreis der Ansprechpartner in Sekunden ausgesucht werden.

5. Organisatorische Zuordnung

Wichtig ist nicht nur, wie die Teilnehmer heissen, sondern auch, zu welchen Abteilungen sie gehören. Auch organisationsfremde Personen können in der Vorlage als extern gekennzeichnet werden.

Ihre Topicshuttle-Vorteile:

  • Genau wie bei den Namen brauchen Sie diese Daten nur einmal bei der Erfassung mit anzugeben. Topicshuttle merkt sich die Zuordnung über den ganzen Protokollzyklus hinweg.

6. Gäste

Es gibt Besprechungen, bei denen einzelne Teilnehmer nur zu ausgewählten Tagesordnungspunkten anwesend sind. Diese können hier aufgezeigt werden.

Ihre Topicshuttle-Vorteile:

  • Sie können mit Topicshuttle jedem einzelnen Tagesordnungspunkt individuell Gäste mit und ohne Protokoll zuordnen.
  • Damit wird nicht nur die Tabelle korrekt dargestellt, Topicshuttle berücksichtigt beim automatischen Versand sogar die Zuordnung, so dass Gäste nur die relevanten Ausschnitte aus dem Protokoll erhalten.

7. Rolle der Person

Teilnehmer können in Besprechungen bestimmte Rollen einnehmen (z.B. Moderator, Protokollführer, Projektleiter,...). Diese können in der Vorlage aufgelistet werden.

Ihre Topicshuttle-Vorteile:

  • Sie können in Topicshuttle je Mandant vorgegebene Rollen hinterlegen.
  • Sie können diese Rollen dann den einzelnen Personen zuordnen.
  • Die Zuordnung bleibt bis zu einem Wechsel erhalten, so dass kein unnötiger Erfassungsaufwand entsteht.

8. Teilnehmer

In dieser Spalte der Vorlage können Sie einfach ein Häkchen setzen, wenn die Person an der Sitzung teilgenommen hat.

Ihre Topicshuttle-Vorteile:

  • Sie können die Teilnehmer auf Knopfdruck aus dem Kreis der Empfänger auswählen. Topicshuttle setzt das Häkchen im Protokoll automatisch.
  • Wenn Sie nach der Erstellung des Protokolls den Inhalt mit ausgewählten Teilnehmern abstimmen wollen, können Sie direkt eine Untermenge der Teilnehmer auswählen und den Protokollentwurf vor dem endgültigen Versand direkt in Topicshuttle kommentieren lassen. Es bleibt selbstverständlich Ihnen überlassen, ob und wie Sie die Kommentare ins Protokoll übernehmen oder nicht.

9. Freitext

Oft möchte man in kurzen Sätzen die Ziele oder den Gesamtkontext einer Besprechung kurz zusammenfassen. Das kann vor der Darstellung der einzelnen Tagesordnungspunkte erledigt werden.

Ihre Topicshuttle-Vorteile:

  • Sie finden den Freitext immer an derselben Position im Protokoll.

10. Eintragstypen

Im Ergebnisprotokoll hat es sich bewährt, die einzelnen Einträge Typen zuzuordnen:

  • I: Information
  • D: Diskussion
  • A: Aufgabe
  • E: Entscheidung

Ihre Topicshuttle-Vorteile:

  • Entscheidungen aus sämtlichen Protokollen zu einem Thema / Projekt können als Entscheidungsübersichten zusammengefasst werden. Dadurch kann immer geklärt werden, was bereits entschieden worden ist und zu welchem Zeitpunkt.
  • Aufgaben werden an alle Aufgabenempfänger verteilt und können jederzeit zwischen den Terminen von den Bearbeitern als erledigt gemeldet werden. Die aktuellen Bearbeitungsstände stehen dann schon im nächsten Protokoll.
  • Es können automatisch To-Do-Listen über alle Aufgaben der Termine generiert werden.

11. Tagesordnungspunkt

Tagesordnungspunkte strukturieren Ihre Besprechung. Sie können nummeriert sein, um eine klare Zuordnung zu gewährleisten.

Ihre Topicshuttle-Vorteile:

  • Topicshuttle vergibt für Ihre Tagesordnungspunkte unabhängig von der aktuellen Reihenfolge im Protokoll eine fortlaufende Nummer. Es ergibt sich eine feste Zuordnung zwischen Nummer und Tagesordnungspunkt.
  • Tagesordnungspunkte werden nach dem Versand eines Protokolls automatisch in den Nachfolgetermin übertragen.
  • Fällt ein Tagesordnungspunkt in einem Protokoll aus, so kann er bei einem späteren Termin schnell wieder mit der alten Nummer an der vorgesehenen Position ausgewählt werden.
  • An die Strukturpunkte können spezielle Dokumente und Auswertungen angehängt werden.

12. Fortlaufende Eintragsnummer

Hier können Sie Ihre Einträge in der Vorlage eindeutig nummerieren. Damit kann in Gesprächen und Mails auf einen Punkt auch ausserhalb der Protokolle eindeutig Bezug genommen werden.

Ihre Topicshuttle-Vorteile:

  • Topicshuttle erledigt die eindeutige Nummerierung für Sie und ermöglicht so die Nachverfolgbarkeit auch über viele Protokolle hinweg.
  • Es wird ein Nummerierungsschema für die Einträge gewählt, anhand dessen Sie immer die Protokollnummer und die Nummer des Tagesordnungspunkts erkennen können.

13. Datum des Eintrags

Hier können Sie ein Datum auswählen. Wichtig ist ein Datum z.B. bei der Fälligkeit von Aufgaben.

Aber auch bei anderen Eintragstypen kann ein Termin sinnvoll sein. Z.B. wenn festzuhalten ist, wann eine Information gegeben oder eine Entscheidung getroffen wurde. Diese Termine müssen nicht zwingend mit dem Datum des Protokolls zusammenfallen.

Ihre Topicshuttle-Vorteile:

  • Topicshuttle verwaltet die Termine Ihrer Einträge. Sie können Termine einfach aus einem Kalender auswählen.

14. Eintragskurztext

Über den Eintragskurztext können Sie mit einem Schlagwort Orientierung über den Inhalt geben. Sie können z.B. mit einheitlichen Kurztexten eine Strukturierung schaffen, so dass Zusammenhänge klar werden.

15. Eintragslangtext

Hier schreiben Sie den eigentlichen Text Ihres Eintrags in die Vorlage und stellen den wesentlichen Sachverhalt dar.

16. Name der verantwortlichen Person

Hier tragen Sie die verantwortliche(n) Person(en) in die Vorlage ein.

Bei Aufgaben ist offensichtlich, hier einen Eintrag vorzunehmen. Aber auch bei den anderen Eintragstypen kann es sinnvoll sein, festzuhalten, wer eine Information gegeben oder wer eine Entscheidung getroffen hat.

Ihre Topicshuttle-Vorteile:

  • Topicshuttle bietet ein Drop-Down-Menü an, mit dem Sie aus den Teilnehmern, Empfängern und Unterstützern Personen auswählen und zuordnen können.
  • Bei Aufgaben wird diese Zuordnung verwendet, um neben dem Versenden des Protokolls den für die Aufgaben verantwortlichen Personen eine explizite Auflistung ihrer Aufgaben und Zugriff auf die Bearbeitung des Aufgabenstatus zu geben.

17. Eigener Fußtext

Im Fußtext der Vorlage können Sie bei Bedarf noch weitere wichtige Standard-Informationen unterbringen.

Das können z.B. Hinweise auf Adressen, Kontodaten oder auch Vertraulichkeitshinweise sein.

18. Fußzeile

Sie können die Fußzeile zusätzlich für die Erläuterung der Abkürzungen des Eintragstyps verwenden. Sie können so Platz in der Tabelle sparen, da die Typen nur einmal erklärt werden müssen.