1) Kann ich in Topicshuttle mehrere Themen / Projekte zu meinen Kunden verwalten?

Ja, Sie können mit Topicshuttle zu jedem Kunden mehrere Themen verwalten. Für jedes Thema gibt es dann eine eigene Protokollreihe.

2) Wie kommen erledigte und unerledigte Aufgaben aus einem Protokoll in das nächste?

Nur die Aufgabenverantwortlichen können Aufgaben, die ihnen in der Besprechung zugeordnet wurden, als "erledigt" zurückmelden. Diese Rückmeldungen erscheinen automatisch im nächsten Protokoll. Eine "Aufgabe" wird dabei zur "Information". Der Protokollersteller entscheidet dann für das übernächste Protokoll nach der Besprechung, ob alle Einträge oder nur die unerledigten Aufgaben übertragen werden sollen.

3) Wie wird mit offenen Aufgaben verfahren?

Die Aufgabenverantwortlichen können Aufgaben, die ihnen in der Besprechung zugeordnet wurden, "erledigt" zurückmelden. Es ist möglich, die Aufgabe mehrfach über den Link aufzurufen, zu kommentieren, evtl. Dateianhänge hochzuladen und Kommentare wieder zu ändern. Erst wenn die Aufgabe auf „erledigt“ gesetzt ist, ist der Bearbeitungsmodus beendet.

4) Wie kann ich meine Protokolle mit Topicshuttle strukturieren?

Für jedes Protokoll gibt es die Möglichkeit, beliebig viele Strukturpunkte für unterschiedliche Kapitel oder Themengruppen anzulegen, z.B. Allgemeines, Planung, Kosten, Meilensteine und Durchführung. Dabei kann die Reihenfolge der Strukturpunkte beliebig festgelegt und auch wieder geändert werden. Die Strukturpunkte erhalten in der Reihenfolge ihrer Anlage jeweils eine unveränderbare fortlaufende Nummer.

5) Können zu einem Besprechungsthema auch Anhänge abgelegt werden?

Ja, Sie können zu jedem Strukturpunkt beliebig viele Anhänge anfügen, z.B. Texte (z.B. Word, pdf), Tabellen (z.B. Excel), Präsentationen (z.B. Powerpoint) oder auch Bilder oder Projektpäne. Laden Sie die Anhänge einzeln nacheinander in Topicshuttle hoch. Das Volumen ist auf 10 MB pro Protokoll begrenzt.

6) Muss man die Besprechungsteilnehmer und den Verteiler für den Versand bei jeder Besprechung neu eingeben?

Nein, alle bei der Besprechung anwesenden Personen und die regelmäßgin Empfänger der Protokolllinie zu einem Thema sind automatisch im Verteiler. Gäste können danach unterschiedenen werden, ob sie ein Protokoll erhalten sollen oder nicht.

Bevor Sie zu einem Thema ein erstes Protokoll schreiben, können Sie die regelmäßigen Protokollempfänger einmalig festlegen. Sie können dazu auch einen Upload aus einer kleinen Excel-Tabelle mit Namen und Mail-Adresse ganz einfach vornehmen.

7) Was ist ein Informationstyp?

Es gibt unterschiedliche Typen von Einträgen, z.B. Entscheidung, Information, Diskussion und Aufgabe. Aufgaben können verfolgt und fertiggemeldet werden. Sie werden beim Versenden des Protokolls automatisch in die Agenda des nächsten Protokolls übernommen. Entscheidungen können bei der Gesamtübersicht / Historie extra gefiltert werden.

8) Was wird in der Gesamtübersicht gezeigt?

Alle Protokolle in Topicshuttle werden für die Dokumentation eines Themas / Projekts vom ersten bis zum letzten Protokoll vorgehalten, das neueste steht immer oben in der Liste. Der Protokollersteller kann bei Bedarf eine vollständige Chronik des Protokollgeschehens erstellen. Zuordnungen von Terminen und Verantwortlichkeiten bleiben dabei erhalten. Falls gewünscht, kann er die Auswahl auch auf die getroffenen Entscheidungen in dem ausgewählten Thema begrenzen.

9) Was ist eine Entscheidungsübersicht (Decision-Log)?

Mit der Entscheidungsübersicht erhalten Sie eine Liste aller bisher getroffenen Entscheidungen in einem Thema nach Tagesordnungspunkten sortiert. So können Sie die entscheidenden Weichenstellungen gezielt verfolgen. Die Empfänger von Protokollen erhalten neben dem Link auf das aktuelle Protokoll und die Aufgabenliste auch einen Link auf die Entscheidungsübersicht. Die Entscheidungsübersicht zeigt ausschließlich die Einträge vom Typ „Entscheidung“ für bereits beendete Protokolle.

10) Wie können neue Empfänger von Protokollen schnell ins Thema geholt werden?

Neue Protokollempfänger können anhand der Historie zu einem Thema schnell auf den aktuellen Stand gebracht werden. Der Besprechungsleiter muss dazu eine Gesamtübersicht erstellen und an den neuen Empfänger versenden.

11) Können die Teilnehmer zwischen den Besprechungen den Status der Aufgaben einsehen?

Alle Besprechungsteilnehmer können sich jederzeit - auch zwischen den Besprechungen - über den aktuellen Status aller Aufgaben informieren. Sofern eine Aufgabe auf „erledigt“ gesetzt ist, erscheint sie bereits in der Agenda bzw. im nächsten Protokoll beim Protokollführer.

12) Wie gelangt ein Teilnehmer zu den Aufgabenlisten (ToDo-Listen)?

Aufgaben werden automatisch zu Aufgabenlisten (ToDo-Listen) zusammengestellt. Sie werden zur Bearbeitung an die zugeordneten Personen verteilt. Die Protokollempfänger erhalten mit dem Link auf das fertige Protokoll einen zusätzlichen Link auf die Aufgabenliste (ToDo-Liste) und deren Status.

  • Jeder Protokollempfänger findet in seiner Benachrichtigungsmail eine Liste mit allen Aufgaben, die ihm zugewiesen wurden.
  • Es können auch Aufgaben an Personen verteilt werden, ohne dass diese ein Protokoll bekommen.
  • Jeder Protokollempfänger hat Zugriff auf alle aktuellen Aufgaben des Protokolls und kann eigene Aufgaben als "erledigt" kennzeichnen.
  • Gäste, die nur bei ausgewählten Tagesordnungspunkten anwesend sind, können auf eigene Aufgaben zugreifen.
  • Alle Aufgaben werden automatisch in das nächstfolgende Protokoll bzw. eine Agenda übertragen.
  • Jeder Besprechungsteilnehmer erhält schon mit der Agenda des Folgetermins den aktuellen Status aller Aufgaben aus dem letzten Termin.
  • Den Aufgaben können Dokumente zugefügt werden,die den entsprechenden Strukturpunkten zugeordnet werden.

13) Wie funktioniert der Workflow beim Kommentieren durch ausgewählte Teilnehmer?

Eine Agenda mit allen Anlagen kann im Voraus einer Besprechung an den Empfängerkreis zur Information verschickt werden. Ein Protokoll kann vor dem endgültigen Versand zunächst an alle oder ausgewählte Teilnehmer zur Einholung von Kommentaren verschickt werden. Alte Links zum Kommentieren werden ungültig, sobald eine neue Kommentaranfrage bzw. das fertige Protokoll verschickt wurde. Die Links können zur Erhöhung der Sicherheit mit einem mit der Teilnehmergruppeim Vorfeld vereinbarten Password geschützt verschickt werden. Der Besprechungsleiter kann die Kommentare für das Protokoll übernehmen oder auch ablehnen. Er kann erkennen, ob die Teilnehmer dem Protokoll zustimmen oder nicht. Es kann mehrere Kommentierungsrunden geben. Erst nach dem endgültigen Versand des Protokolls ist dieses nicht mehr änderbar.

14) Wie werden Protokolle von den Teilnehmern kommentiert?

Als Teilnehmer erhalten Sie einen Link auf ein Protokoll zur Kommentierung. Bei der Kommentierung haben die Teilnehmer folgende Möglichkeiten:

  • Erstellung eines Kommentars für das gesamte Protokoll.
  • Kommentierung einzelner Einträge.
  • Beenden der Kommentierung mit oder ohne Zustimmung.

15) Wie kann der Protokollersteller mit den Kommentaren der Teilnehmer am Protokoll verfahren?

Die Ergebnisse der Kommentierung werden dem Protokollersteller zusammengefasst dargestellt. Es gibt aber keinen Zwang zur Freigabe durch die Teilnehmer. Ebenso ist der Protokollersteller nicht gezwungen, Kommentare in sein Protokoll zu übernehmen. Nach dem Protokollversand sind die Kommentare nicht mehr sichtbar.

16) Kann es mehrere Kommentarrunden zu einem Protokoll geben?

Der Protokollersteller kann die eingereichten Kommentare als Basis für eine weitere Kommentierungsrunde verwenden oder das Protokoll auf der Basis der Kommentare nochmals ändern und schließlich endgültig versenden. Bei Bedarf können mehrere Kommentarrunden abgehalten werden, bis das Protokoll endgültig versandt wird. Danach ist es dann nicht mehr änderbar.

17) Kann man Topicshuttle in mehreren Browserfenstern gleichzeitig nutzen?

Sie können Topicshuttle theoretisch auch in mehreren Browserfenstern verwenden. Sie sollten allerdings beachten, dass die Änderungen, die Sie in dem einen Fenster vornehmen, in dem anderen Fenster erst nach erneutem Laden der Seite aktiv sind. Wenn Sie an gleichen Bildschirminhalten in zwei Fenstern / Tabs arbeiten, riskieren Sie Dateninkonsistenzen.

18) Können mehrere Personen mit derselben eMail-Adresse in einen Verteiler aufgenommen werden?

Nein, die Identifikation einer Person erfolgt in Topicshuttle über eine eindeutige eMail-Adresse. Jede Person, die in Topicshuttle einem Thema als Empfänger bzw. Teilnehmer, als Gast oder Aufgabenempfänger zugeordnet ist, benötigt eine eigene eMail-Adresse.

19) Was verbirgt sich hinter Topicshuttle?

Topicshuttle ist eine Webapplikation, die der Anwender direkt im Webbrowser startet. Für die Verwendung von Topicshuttle benötigen Sie lediglich einen Internetzugang. Sie können sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten von überall her einloggen - auch wenn Sie gerade "draußen" beim Kunden sind.

20) Wie funktioniert der vorgesehene Workflow in Topicshuttle?

Topicshuttle sieht einen Workflow für Besprechungsprotokolle vor: beginnend mit der Agenda, die an die Empfänger verteilt werden kann, wird daraus später das Protokoll. Dieses kann mit ausgewählten Teilnehmern abgestimmt werden, ehe es fertig ist und endgültig versandt wird. Alle offenen Aufgaben werden in das Folgeprotokoll übernommen, nach Bedarf auch alle Einträge.

Es können mehrere Themen für unterschiedliche Protokollreihen zu einem Kunden (z.B. Besprechungen und Aktenvermerke getrennt) angelegt werden. Zu den Besprechungspunkten können Dateianlagen zugefügt werden. Alle Einträge eines Themas lassen sich anhand von Gesamt-, Entscheidungs- und Aufgabenlisten auswerten. Aufgabenlisten gibt es auch übergreifend für einen Kunden mit all seinen Themen.

21) Wie funktioniert die Volltextsuche in Topicshuttle?

Topicshuttle basiert auf einer Datenbank, in der alle Protokolle, Strukturpunkte und Einträge nach Themen und Kunden abgelegt sind. Mit der Suchfunktion können Sie ganz gezielt Protokolleinträge wieder auffinden, dieses sogar themenübergreifend.

Über alle Protokollinhalte hinweg kann nach einer einzelnen Zeichenkette gesucht werden. Es werden daraufhin nur Protokolle gezeigt, in denen der Suchbegriff enthalten ist. Suchergebnisse werden im Protokolltext gelb markiert. Anschließend sollten Sie die Suche wieder löschen, damit wieder sämtliche Protokolle angezeigt werden.

22) Was sind Unterbenutzer und wofür werden sie benötigt?

Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Personen Topicshuttle nutzen wollen, können diese von dem Hauptbenutzer als Unterbenutzer angelegt werden. Sie müssen dann nur den Hauptbenutzer bei uns registrieren und alle Leistungen der Unterbenutzer werden über den Hauptbenutzer abgerechnet.

23) Können Unterbenutzer weitere Unterbenutzer anlegen?

Sie benötigen einen Benutzer als Hauptbenutzer, der für Ihr Unternehmen die weiteren Unterbenutzer anlegt. Diese Unterbenutzer können wahlweise mit dem Recht ausgestattet werden, selbst Unterbenutzer einzurichten. So können Sie Ihre Unternehmenshierarchie abbilden, indem Ihre Unterbenutzer beispielsweise für die Mitarbeiter einer Organisationseinheit weitere Unterbenutzer anlegen.

Beim Löschen eines Unterbenutzers bekommen Sie alle Protokolle des Unterbenutzers zugeordnet. Falls der gelöschte Unterbenutzer weitere Unterbenutzer angelegt hatte, bekommen Sie diese ebenfalls zugeordnet.

24) Können einzelne Themen, zu denen es Protokolle gibt, von einem Benutzer zu einem anderen Benutzer oder Protokollempfänger verschoben werden?

Themen, zu denen die Protokolle geschrieben werden, können innerhalb der Gruppe der Protokollempfänger verschoben werden, sofern die Empfänger auch Topicshuttle Benutzer in der gleichen Unternehmenshierarchie sind. So kann die Verantwortung für die Protokollerstellung in einer Gruppe von Besprechungsteilnehmern, die auch Unterbenutzer sind, von Protokoll zu Protokoll verändert werden.

25) Wie kann ein Protokollempfänger die Protokolle anderer Besprechungsleiter in Topicshuttle einsehen?

Als Nutzer von Topicshuttle (Unterbenutzer) im Unternehmen können Sie in Topicshuttle alle Protokolle ansehen, bei denen Sie Empfänger sind und die von einem Benutzer aus der gleichen Unternehmenshierarchie erstellt wurden. So können Sie nach Themen online recherchieren, ohne sich durch alte Protokolldokumente arbeiten zu müssen.

26) Wie kann zwischen den Sichten auf die eigenen Protokolle und die Protokolle als Protokollempfänger gewechselt werden? (Verantwortliche und involvierte Themen)?

Standardmäßig steht unter dem „Benutzer“ der Auswahlpfleil auf „verantwortliche Themen aktiv“. Es werden alle Themen gezeigt, bei denen Sie für die Bearbeitung der Protokolle und Agenden verantwortlich sind. Durch Umschalten über den Auswahlpfeil werden „involvierte Themen aktiv“. Jetzt werden ausschließlich die Kunden und Themen gezeigt, bei denen Sie aktueller Protokollempfänger sind.

27) Kann ich einen oder mehrere Vertreter für die Bearbeitung meiner Protokolle einrichten?

Sie können andere Benutzer von Topicshuttle über die Vertretungsfunktion berechtigen, Ihre Protokolle zu bearbeiten. Vertreter arbeiten in Ihrem Namen, wenn sie Protokolle erstellen und versenden. Benutzer, die Sie hier berechtigen, dürfen jedoch weder Freigaben in Ihrem Namen erteilen noch Ihre persönlichen Daten bearbeiten.

28) Welche Möglichkeiten gibt es, Vertretungsberechtigungen einzurichten?

Es gibt drei Möglichkeiten, Berechtigungen zu erteilen:

  • Sie geben ein Thema frei - Ihr Vertreter kann alle Protokolle dieses Themas bearbeiten.
  • Sie geben einen Kunden frei - Ihr Vertreter kann alle Themen und Protokolle bearbeiten.
  • Sie geben Ihren Benutzer frei - Ihr Vertreter kann alle Kunden, Themen und Protokolle bearbeiten.

29) Wie wird zwischen der Arbeit als Vertreter eines Topicshuttle-Benutzers und der Arbeit unter dem eigenen Benutzer gewechselt?

Unter Ihrem „Benutzer“ finden Sie „Dem Benutzer freigegebene Daten“. Sie wurden von den hier eingetragenen Benutzern berechtigt, für diese zu arbeiten. Durch Klick auf den Pfeil hinter dem jeweiligen Namen übernehmen Sie die Vertretung. Sie erkennen an dem Hinweis unter Ihrem Benutzer, dass Sie momentan eine Vertretung ausüben. Es erscheint dort der Text: „Sie arbeiten als:“. Sie sehen ausschließlich die Kunden und Themen der zu vertretenden Person, die diese für Sie freigegeben hat. Über einen Klick auf das Minus-Symbol beenden Sie die Vertretung und arbeiten wieder unter Ihrem eigenen Namen.