Das Szenario

Auf dieser Seite werden anhand eines konkreten Beispiels die einzelnen Schritte einer Besprechungsserie mit Hilfe von Topicshuttle erklärt.

Als -fiktives- Beispiel dient eine Wohnungseigentümerversammlung.

Wir versetzen uns hierzu in die Rolle eines Wohnungsverwalters, der die erste Wohnungseigentümerversammlung nach Fertigstellung eines Mehrfamilienhauses plant. In dem Beispiel gibt es einen Wohnungsverwalter, diverse Eigentümer, von denen einige einen Beirat bilden und einen Bauträger, der noch ein paar Dinge zu tun hat.

Also ein Beispiel, das der eine oder andere schon einmal erlebt hat....

Basisvideo 1 - Der Weg zur ersten Besprechung, die Agenda

Ziel Ich habe mich neu in Topicshuttle angemeldet und möchte die notwendigen Schritte ausführen, um die Wohnungseigentümerversammlung zu einem ersten Termin einzuberufen.
Nutzen Ich habe eine klar strukturierte Agenda und die Teilnehmer kennen die Tagesordnung und können sich vorbereiten.
Inhalte
  • Anlegen des ersten Kunden
  • Anlegen des ersten Themas
  • Eingabe von Uhrzeit und Ort
  • Anlegen der Empfänger
  • Anlegen der Rollen in der Besprechung
  • Anlegen der Tagesordnungspunkte mit Uhrzeiten
  • Anlegen der Zusammenfassung des Termins
  • Anlegen des Firmenlogos
  • Automatischer Versand der Agenda auf Knopfdruck
  • Aussehen der E-Mail und des Dokuments bei den Empfängern
Video

Basisvideo 2 - von der Agenda zur Agenda, der Kommunikationszyklus

Ziel Ich führe die erste Besprechung durch, versende das Protokoll und erstelle die Agenda des Folgetermins.
Nutzen Ich habe mit geringem Aufwand das Protokoll erstellt und kann mir sicher sein, dass es an alle Teilnehmer versendet wurde. Ich habe einen zentralen Punkt, an dem ich alle Aufgaben zu dem Thema und deren Status einsehen kann.
Inhalte
  • Hinzufügen der konkreten Besprechungsinhalte
  • Hinzufügen von Aufgaben, Terminen und Verantwortlichkeiten
  • zentrale Pflege der Empfänger und Teilnehmerdaten
  • Hinzufügen von Bildern zu den Einträgen
  • Zuordnung der Teilnehmer
  • Protokoll fertigstellen und versenden
  • Erstellung einer neuen Agenda
  • Aktualisierung der einzelnen Agendapunkte zur Vorbereitung des Folgetermins
  • Ergänzung weiterer Tagesordnungspunkte
Video

Kommentierfunktion - Feedback einholen ohne Datei-Salat

Ziel Ich möchte vor dem endgültigen Fertigstellen des Protokolls sichergehen, auch kritische Punkte genau erfasst zu haben und hole mir dafür das Feedback ausgewählter Teilnehmer ein.
Nutzen Ich kann die Kommentare der Teilnehmer auf Knopfdruck einholen, kann zentral das Feedback im Protokollentwurf einsehen, ohne Dateien per Mail zu versenden und unterschiedliche Kommentare aufwändig aus zurückgesendeten Dateien vergleichen zu müssen.
Inhalte
  • Vorstellung des Kommentar-Workflows
  • Auswahl der Teilnehmer für das Kommentieren
  • Darstellung, wo die Kommentare zu sehen sind
  • Darstellung der E-Mail mit der Kommentaranfrage
  • Kommentieren direkt aus der Kommentar E-Mail
  • Kommentieren der einzelnen Einträge im Protokoll
  • Kommentieren beenden mit und ohne Zustimmung
  • Anzeige der Kommentare und des Kommtarstatus im Protokoll
Video

Aufgabenerledigung - Nur ein Klick entfernt und gleich im nächsten Termin

Ziel Als Protokollersteller möchte ich sehen, wie der Status der Aufgaben aus dem Protokoll aussieht.
Als Aufgabenempfänger möchte ich die Aufgaben direkt bearbeiten oder "fertig" melden.
Nutzen

Ich kann mir als Protokollempfänger jederzeit einen Überblick verschaffen, wie die Aufgabenerledigung voran geht. Aufgaben versanden nicht mehr in Organisationen, da sie immer wieder in den Protokollen auftauchen.

Gerade auch am Beispiel der Wohnungseigentümerversammlung ist es wichtig, die vereinbarten Aufgaben zu erledigen. Und selbst bei einer geringen Häufigkeit der Versammlungen mit langen Zeiträumen dazwischen ist es hilfreich, die Aufgaben zentral an einer Stelle abgelegt zu haben.

Inhalte
  • Darstellung der E-Mail mit den Aufgaben
  • Liste der Aufgaben mit Bearbeitungsfenster
  • Zufügen von Kommentaren bei übertragenen Aufgaben
  • Zuordnung von Dateien als Arbeitsergebniss von Aufgaben
  • Auswirkung der Aufgabenbearbeitung auf die Agenda
  • Veränderung von Eintragstyp bei erledigten Aufgaben
Video

Separates Aufgabenmanagement - hilfreich bei vielen Aufgaben, die länger dauern

Ziel Im Fall von vielen Aufgaben, die auch über mehrere Besprechungstermine andauern, möchte ich mehr Übersicht in meinen Protokollen haben.
Nutzen Aufgaben werden in eine separate Aufgabenliste übertragen und "verstopfen" nicht mehr die einzelnen Protokolle. Trotzdem werden Veränderungen korrekt im Protokoll dargestellt.
Inhalte
  • Vorstellung der zentralen Aufgabenliste je Thema
  • Darstellung der Situation für das separate Aufgabenmanagement
  • Aktivierung des separaten Aufgabenmanagements in den Benutzereinstellungen des Hauptbenutzers
  • Aktivierung des separaten Aufgabenmanagements für jeden Kunden
  • Änderung der Protokolldarstellung und Ausblenden unveränderter Aufgaben
  • Anzeige der Aufgabenliste als PDF Dokument
  • An- und Abschalten des separaten Aufgabenmanagements ist jerzeit möglich
Video

Nummerierung der Protokolle

Ziel Ich schaffe mehr Übersicht über meine Protokolleinträge durch eine Nummerierung.
Nutzen Je nach Umfeld kann ich die richtige Art der Nummerierung auswählen.
Inhalte
  • Vorstellung der Standard Topicshuttle Nummerierung mit eindeutiger Eintragsnummer
  • Abschalten der Nummerierung für Einträge oder Tagesordnungspunkte
  • Verwendung der Einfachnummerierung mit laufenden Nummern entsprechend der Protokoll-Position
  • Jederzeit ist Umschalten möglich
Video

Anlage von Unterbenutzern

Ziel Auch andere Personen aus meiner Organisation können Protokolle schreiben
Nutzen Meine Kollegen brauchen keine eigenen Topicshuttle Konten
Inhalte
  • Anlage des Unterbenutzers
  • Einladungsmail mit Bestätigung
  • erstes Anmelden des Unterbenutzers
Video

Freigabe von Daten für Unterbenutzer

Ziel Unterbenutzer können freigegebene Daten bearbeiten
Nutzen Ich kann mich vertreten lassen im Falle von Urlaub, Krankheit oder Delegation. Hierzu können die Daten in Topicshuttle gezielt freigegeben werden. Es wird zwischen Themen, Kunden und Benutzerfreigaben unterschieden.
Inhalte
  • Freigeben eines Unterbenutzers für ein einzelnes Thema
  • Freigeben eines Unterbenutzers für einen einzelnen Kunden
  • Freigeben eines Unterbenutzers für den gesamten Benutzer
  • Nutzung der Freigabe als freigegebener Benutzer
  • Möglichkeiten und Einschränkungen
Video

Unterschiedliche Dokumente für Protokolle - PDF oder Word

Ziel Sie können als Alternative auch Word Protokolle erstellen
Nutzen Durch die Zuweisung von Unterschiedlichen Word Vorlagen können Sie für unterschiedliche Kunden passende Vorlagen verwenden.
Inhalte
  • Zuordnung einer Globalen Word Vorlage
  • Darstellung des angepassten Protokoll Dokuments
  • Zordnung von Vorlagen zu unterschiedlichen Kunden
Video